Kokoontumisrajoitukset ja terveysviranomaisten ohjeistukset pitää mennä nyt yhdistyslain edelle. Vuosikokouksen voi siis siirtää, mikäli hallitus näin päättää eikä kukaan jäsenistä sitä moiti. Myöhemmin pidetty kokous on siis yhtä lailla pätevä, mikäli jäsenet asian hyväksyvät.
Sääntömääräisen kokouksen pitäminen etänä
Poikkeuslaki yhdistyslaista antaa mahdollisuuden etäkokoukseen ja se käytännössä tarkoittaa sitä, että
- kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen paikka (kuten yleensäkin),
- todetaan, että kokous pidetään ilman jäsenten läsnäoloa ja
- kokoukseen ei voi osallistua paikan päällä.
Käytännössä paikan päällä voi olla hallituksen puheenjohtaja ja sihteeri. Hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen, jonka jälkeen valitaan kokouksen puheenjohtaja. On helpompaa toimia, jos kokouksen puheenjohtaja on paikan myös päällä. Hallituksen puheenjohtaja voi toimia vuosikokouksen puheenjohtajana, jos kokous näin päättää. Puheenjohtaja voi myös toimi etänä, kunhan on toimiva etäyhteys.
On tärkeää, että kokouskutsun yhteydessä menee tarkat ohjeet etäyhteyden ottamiseen ja yhteyden testaaminen on mahdollista hyvissä ajoin ennen kokousta (esim. puoli tuntia ennen kokousta, jottei tarvitse käyttää kokousaikaa siihen).
Etäkokous
Etäkokous on mainittava kokouskutsussa. Etäkokousta varten hallitus voi päättää, että kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen tiettyyn päivään mennessä, joka voi olla aikaisintaan kaksi viikkoa ennen kokousta.
Etäkokousta varten on syytä myös todeta, mihin mennessä osallistujilta tarvitaan etäkokouksen luontiin tarvittavat yhteystiedot eli sähköposti kokouslinkin lähettämiseksi ja mahdollisesti äänestämistä varten puhelinnumero tms. Lisäksi kutsussa voi esittää (jos jäsen ei halua tai osaa käyttää etäyhteyttä), että jäsen voi esittää sähköpostitse kysymyksiä ennakkoon ja ottaa kantaa päätöstä edellyttäviin asioihin esityslistalla – määrättyyn päivään mennessä. Näitä on ennen kaikkea;
1. vastuuvapautta koskeva asia (eli: päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle),
2. tilinpäätöksen vahvistaminen,
3. toimintakertomuksen vahvistaminen ja
3. mahdollinen sääntöjen muutos.
Sähköinen äänestäminen
Etä-äänestyksiä varten voitte halutessanne olla yhteydessä Hejmo Oy:n Jussiin. Olemme sopineet heidän kanssaan, että yhdistykset saavat kertalisenssin (yksi kokous) 30 e + alv.
Toki googlettamalla löytyy lisää vaihtoehtoja.
Hejmo Oy
Jussi Alamäki
[email protected]
puh. 040 524 4491
